Datenschutzerklärung (Deutsch)

1. Verantwortlicher

Palmlands Records – Nieroba/Nieroba GbR Güntherstraße 65, 44143 Dortmund, Deutschland E-Mail: info@palmlands.de

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da wir hierzu gesetzlich nicht verpflichtet sind. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

Geltungsbereich: Diese Datenschutzerklärung gilt für palmlands.de einschließlich aller Unterseiten. Sie gilt auch für die Domains purplepalms.de und roxynox.de: Diese leiten auf die Artist-Seiten unter palmlands.de/artists/ weiter, die ebenfalls von uns betrieben und bei Strato gehostet werden.

2. Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG). Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Die wichtigsten Rechtsgrundlagen sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung (z. B. steuerliche Aufbewahrungspflichten)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse
• § 25 Abs. 1 TDDDG – Einwilligung in das Speichern und Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät; technisch notwendige Speicherungen erfolgen nach § 25 Abs. 2 TDDDG

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet. Mit Strato besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen in Server-Logfiles gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten benötigen wir, um die Website auszuliefern sowie Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

Schriftarten werden lokal von unserem Server geladen; dabei findet keine Verbindung zu Servern von Google statt.

4. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers.

5. Cookies und Einwilligungsverwaltung (CookieYes)

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien. Technisch notwendige Cookies (z. B. für die Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl) setzen wir nach § 25 Abs. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Alle anderen Cookies und Dienste – in den Kategorien „Funktional“, „Analyse“ und „Werbung“ – werden erst nach Ihrer Einwilligung über unser Cookie-Banner aktiviert (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Für die Verwaltung der Einwilligungen nutzen wir CookieYes der CookieYes Limited (Vereinigtes Königreich). Dabei werden Ihre Einwilligungsentscheidung, eine anonyme Einwilligungs-ID, Datum und Uhrzeit gespeichert, um Ihre Auswahl nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Das Cookie „cookieyes-consent“ speichert Ihre Auswahl für ein Jahr. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

Außerdem nutzen wir den Google Consent Mode: Google-Dienste werden standardmäßig auf „verweigert“ gesetzt und erst nach Ihrer Einwilligung aktiviert.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen, indem Sie die Cookie-Einstellungen über das Symbol unten links auf der Website erneut öffnen

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6. Kontaktformular und Anfragen per E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular (Contact Form 7) oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name bzw. Artist-Name, E-Mail-Adresse, Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Das gilt auch für Anfragen zu unseren Services wie Mixing und Mastering; deren Abwicklung erfolgt anschließend per E-Mail.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, Anfragen zu beantworten). Zum Schutz vor Spam nutzen wir ein unsichtbares Honeypot-Feld, das keine zusätzlichen personenbezogenen Daten erhebt.

Wir löschen Ihre Anfrage, sobald sie abschließend bearbeitet ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Kommunikation per WhatsApp. Mit Künstlerinnen, Künstlern und Partnern kommunizieren wir auch über WhatsApp der WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland. Nachrichteninhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt; WhatsApp verarbeitet jedoch Metadaten wie Telefonnummer, Profilinformationen und Zeitpunkte der Kommunikation, teils auch in den USA (Meta ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation eine Zusammenarbeit betrifft, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse an einer schnellen Abstimmung). Chatverläufe zur Zusammenarbeit speichern wir für deren Dauer und, soweit sie geschäftliche Korrespondenz sind, bis zu 6 Jahre (§ 257 HGB). Wenn Sie nicht über WhatsApp kommunizieren möchten, erreichen Sie uns per E-Mail.

7. Newsletter und Promo Pool

Newsletter. Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse und ggf. Ihren Namen, um Ihnen Informationen zu Releases, Events und Angeboten zu senden. Der Versand erfolgt über ein Newsletter-Plugin direkt von unserer Website; die Daten liegen auf unserem Server bei Strato. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Erst nach Klick auf den Bestätigungslink in einer E-Mail ist das Abonnement aktiv. Wir speichern Zeitpunkt der Anmeldung und Bestätigung, um die Einwilligung nachweisen zu können.

Promo Pool. Wenn Sie sich für unseren DJ-Promo-Pool bewerben, verarbeiten wir die Angaben aus dem Formular (Name bzw. Artist-Name, E-Mail-Adresse, Land, Follower-Zahlen und weitere freiwillige Angaben), um Ihre Bewerbung zu prüfen und Ihnen unreleaste Tracks zur Verfügung zu stellen. Den Versand der Promos wickeln wir über die Promo-Plattform Inflyte der Inflyte Limited, Belfast, Vereinigtes Königreich (Datenspeicherung überwiegend im EWR), oder über unseren Vertrieb DigDis ab. Dazu übermitteln wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse an den jeweiligen Dienst, der sie in unserem Auftrag verarbeitet.

Rechtsgrundlage für Newsletter und Promo Pool ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an info@palmlands.de widerrufen. Nach dem Widerruf löschen wir Ihre Daten aus dem Verteiler; den Nachweis der früheren Einwilligung bewahren wir bis zu drei Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. Künstlerinnen, Künstler und Releases

Wenn wir mit Ihnen einen Release veröffentlichen, erheben wir über unser Artist-Formular bei Jotform die dafür erforderlichen Daten: z. B. bürgerlicher Name, Artist-Name, Kontaktdaten, Anschrift, Bank- und Steuerdaten, Angaben zu Urhebern und Credits, Biografie, Pressefotos und Social-Media-Profile.

Wir nutzen diese Daten, um den Release umzusetzen, ihn zu vertreiben, zu pitchen und zu bewerben, Werke bei der GEMA zu melden und Erträge abzurechnen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Pflichten).

Jotform verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter auf Servern in der EU. Je nach Release geben wir erforderliche Daten weiter an: unseren Vertrieb DigDis, Download- und Streaming-Plattformen, Verwertungsgesellschaften wie die GEMA, unseren Musikverlag sowie ggf. Steuerberater. Die mit Ihnen geschlossenen Verträge sowie die Korrespondenz zur Zusammenarbeit (E-Mail, WhatsApp) speichern wir.

Veröffentlichung und Promotion. Zur Bewerbung Ihrer Releases veröffentlichen wir die von Ihnen bereitgestellten Inhalte – z. B. Artist-Name, Biografie, Credits, Fotos und Videos – auf unserer Website, unter anderem in Blogbeiträgen, sowie auf unseren Kanälen bei Instagram, Facebook, YouTube und SoundCloud. Rechtsgrundlage ist der mit Ihnen geschlossene Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Auf diesen Plattformen werden die Inhalte auch von deren Betreibern verarbeitet, teils in den USA.

Vertrags- und Abrechnungsunterlagen bewahren wir entsprechend den gesetzlichen Fristen bis zu 10 Jahre auf; übrige Daten löschen wir, sobald sie für die Zusammenarbeit nicht mehr benötigt werden.

9. Demo- und Playlist-Einreichungen

Demos. Demo-Einreichungen nehmen wir ausschließlich über die externe Plattform Trackstack der Trackstack Music Limited, 20-22 Wenlock Road, London N1 7GU, Vereinigtes Königreich, an. Das Einreichungsformular ist auf unserer Seite „Demos“ eingebunden, wird aber erst geladen, wenn Sie funktionale Cookies akzeptiert haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Alternativ können Sie Trackstack über den Link direkt aufrufen. Für die Verarbeitung Ihrer Daten auf Trackstack, etwa für Ihr Nutzerkonto, ist Trackstack selbst verantwortlich; es gilt dessen Datenschutzerklärung. Wir sehen Ihre Einreichung dort ein, um sie zu bewerten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

Playlists. Einreichungen für unsere Playlists erfolgen ausschließlich über die externe Plattform SubmitHub. Wir verlinken lediglich dorthin; erst mit dem Klick auf den Link werden Daten an SubmitHub übertragen. Für die Verarbeitung auf SubmitHub gilt deren Datenschutzerklärung.

10. Google Analytics

Mit Ihrer Einwilligung (Kategorie „Analyse“) nutzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Einbindung erfolgt über die WordPress-Plugins MonsterInsights und PixelYourSite.

Google Analytics verwendet Cookies (z. B. „_ga“, „_ga_*“), um die Nutzung unserer Website auszuwerten: aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefährer Standort, Geräte- und Browserinformationen. IP-Adressen werden von Google Analytics 4 nicht gespeichert. Die Daten werden nach 14 Monaten gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Daten können an Google LLC in die USA übermittelt werden; Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

11. Meta Pixel und Werbung auf Facebook und Instagram

Mit Ihrer Einwilligung (Kategorie „Werbung“) nutzen wir das Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland. Die Einbindung erfolgt über das WordPress-Plugin PixelYourSite.

Das Pixel erfasst Ihre Interaktionen auf unserer Website (z. B. Seitenaufrufe) zusammen mit IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen sowie Cookies (z. B. „_fbp“). PixelYourSite setzt dazu eigene Cookies (z. B. „pys_*“, „pbid“), um Besuchsquelle und Landingpage zuzuordnen. Wir nutzen diese Daten, um die Wirkung unserer Anzeigen zu messen und Anzeigen auf Facebook und Instagram an Besucher unserer Website sowie an ähnliche Zielgruppen (Lookalike Audiences) auszuspielen. Kundenlisten laden wir nicht zu Meta hoch.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Für die Erhebung und Übermittlung der Daten an Meta sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO); die Vereinbarung dazu finden Sie unter facebook.com/legal/controller_addendum. Für die weitere Verarbeitung ist Meta allein verantwortlich. Daten können an Meta Platforms Inc. in die USA übermittelt werden; Meta ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen: facebook.com/privacy/policy.

12. Eingebettete Inhalte

Auf unserer Website binden wir Inhalte externer Anbieter ein. Diese werden erst geladen, wenn Sie der Kategorie „Funktional“ zugestimmt haben (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Bis dahin sehen Sie einen Platzhalter mit einem Link zum jeweiligen Dienst. Nach Ihrer Zustimmung werden Ihre IP-Adresse und Geräteinformationen an den Anbieter übertragen, der ggf. eigene Cookies setzt.

Dienst	Anbieter	Zweck	Datenübermittlung
YouTube	Google Ireland Limited, Irland	Musikvideos und Playlists	USA möglich, Data Privacy Framework
Spotify	Spotify AB, Stockholm, Schweden	Musikplayer für Releases und Artists	EU; Drittländer möglich, Standardvertragsklauseln
Bandsintown	Bandsintown, USA	Tourdaten der Artists	USA
Trackstack	Trackstack Music Limited, London, Vereinigtes Königreich	Demo-Einreichungsformular	Vereinigtes Königreich, Angemessenheitsbeschluss

Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzerklärungen der Anbieter: Google, Spotify, Bandsintown.

13. Externe Links

Auf unserer Website verlinken wir auf externe Angebote, z. B. Streaming- und Download-Plattformen, SubmitHub, Ticketanbieter und unsere Social-Media-Profile. Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken, werden Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen; dort gilt dessen Datenschutzerklärung.

14. Unsere Social-Media-Präsenzen

Wir betreiben Profile auf Facebook, Instagram, YouTube und SoundCloud. Wenn Sie diese besuchen oder mit ihnen interagieren, verarbeiten die Plattformbetreiber Ihre Daten nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen.

Für unsere Facebook- und Instagram-Seiten erhalten wir von Meta anonymisierte Statistiken („Insights“). Dafür sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO); Meta hat sich verpflichtet, die Hauptverantwortung zu übernehmen und Betroffenenrechte zu erfüllen (Vereinbarung). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Kommunikation mit unserer Community (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Anfragen beantworten wir auch direkt über die Plattformen.

15. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir nach Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet.

Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgt nur, wenn dafür eine Grundlage besteht: ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (z. B. für das Vereinigte Königreich oder für nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifizierte US-Unternehmen), EU-Standardvertragsklauseln oder Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO). Bei eingebetteten Inhalten von US-Anbietern ohne Zertifizierung weisen wir darauf hin, dass in den USA kein dem EU-Recht gleichwertiges Datenschutzniveau besteht und Behörden Zugriff auf Daten nehmen können.

16. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen.

Daten	Speicherdauer
Server-Logfiles	7 Tage
Cookie-Einwilligung	1 Jahr
Google-Analytics-Daten	14 Monate
Kontaktanfragen	bis zur abschließenden Bearbeitung
WhatsApp-Chatverläufe	Dauer der Zusammenarbeit; geschäftliche Korrespondenz bis 6 Jahre
Newsletter und Promo Pool	bis zum Widerruf; Einwilligungsnachweis bis 3 Jahre danach
Vertrags- und Abrechnungsunterlagen	bis 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)

17. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an info@palmlands.de.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

18. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist freiwillig. Ohne die im Artist-Formular abgefragten Daten können wir einen Release jedoch nicht umsetzen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

19. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff zu schützen. Eine vollständig sichere Datenübertragung im Internet kann jedoch niemand garantieren.

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich unsere Website oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.